Mauro Condé*
Mais de 80% das reuniões são desnecessárias. Não existe nada mais inútil do que fazer bem feito uma reunião que não precisa. Tente evitar reuniões sem necessidade, e para as necessárias utilize estas 8 dicas para torná-las mais produtivas:
1) Comece suas reuniões com uma pergunta: “Qual é o objetivo desta reunião, o resultado que nós esperamos atingir ao final da mesma?”
2) Termine suas reuniões com outra pergunta: “A reunião atingiu o objetivo desejado?”
3) Respeite o tempo de todos – garanta só convidar para a reunião, pessoas cujas prioridades estejam ligadas ao assunto e mais ninguém.
4) Faça reuniões de trabalho com durações diferentes – quanto menor o tempo reservado, maior o foco e a objetividade das pessoas.
5) Demonstre e provoque algum drama ou crise durante a reunião – teatralize uma situação dramática para dar aos participantes a sensação de estarem ali reunidos por uma causa séria, crítica e muito urgente e necessária – Diga, por exemplo: “estamos aqui reunidos porque temos um problema muito sério para resolver – a empresa corre o risco de ser fechada se não resolvermos este assunto”.
6) Faça suas reuniões terem dramas e conflitos. Nunca evite conflitos numa reunião, ao invés disso estimule-os e gerencie-os da forma mais positiva (faça os participantes irem na bola (no assunto) e não na canela dos outros (na outra pessoa). Numa reunião se todo mundo concorda com tudo, só uma pessoa pensa pelas outras e isso pode ser até perigoso.
7) Lidere suas reuniões de trabalho como um facilitador de comportamentos. Lidere a reunião de forma assertiva e animada.
8) Para finalizar uma história: o famoso produtor Quincy Jones uma vez reuniu os maiores artistas americanos para gravar a legendária canção We Are The World para angariar fundos para as vítimas da fome na Etiópia. Quando as pessoas se espantaram com sua habilidade para fazer com que todos trabalhassem unidos, Jones explicou que apenas deixou uma placa na porta dizendo: “Deixe seu ego na porta”. Veja o resultado bem sucedido dessa reunião:
Para ter sucesso em suas reuniões, convença os participantes a deixarem seus egos do lado de fora.
(*) Consultor de empresas e fundador do site www.oblogdomaluco.com.br