Mauro Condé*
Uma pesquisa recente provou que 85% dos projetos desenvolvidos no mundo inteiro são concluídos com bastante atraso. A grande maioria desses projetos é desenvolvida sem a preocupação da capacidade limitada diária dos recursos que neles são envolvidos (geralmente os mesmos recursos para vários projetos diferentes).
Estudos científicos provam que os maiores vilões que provocam esse percentual de atraso inaceitável são o comportamento e o ambiente MULTITAREFA. Planejar e trabalhar a execução de projetos de maneira Multitarefa é planejar para o fracasso certo.
Peritos em Neurociência do MIT demonstraram que nosso cérebro se perde quando desafiado a trabalhar em várias atividades ao mesmo tempo. Da próxima vez que tiver que executar novos projetos, evite a armadilha mortal do comportamento Multitarefa.
Defina uma prioridade rígida e inalterável para programar qual projeto deve ser trabalhado antes dos outros e concentre-se única e exclusivamente nele, de forma monotarefa até a sua conclusão. Subordine-o à capacidade dos recursos da empresa de realizar o trabalho.
Um exemplo real baseado em minha experiência pessoal: Duas equipes concorrentes foram desafiadas a trabalhar em cinco projetos durante o período de um ano, com a duração total prevista de quatro meses para cada um dos cinco projetos. A equipe A escolheu trabalhar nos cinco projetos ao mesmo tempo, de maneira multitarefa optando por executá-los pela metade (dois meses até mudar de prioridade) de forma intercalada e sucessiva até o término de máximo de projetos possível no prazo determinado de um ano.
Ela fechou os 12 meses do desafio concluindo apenas um dos cinco projetos que abriu, deixando todos os outros quatro pela metade cada um. A equipe concorrente B optou por trabalhar nesses cinco projetos de maneira diferente, definindo uma prioridade rígida e inalterável e neles trabalhou de forma monotarefa, sequencial e ininterrupta (do início até o fim de cada um deles de acordo com a prioridade definida antes do início). A performance dessa equipe B foi inacreditável – ele conseguiu concluir a execução total de quatro dos cinco projetos ao final do mesmo período de 12 meses em que a equipe A conseguiu terminar apenas um.
Encerro com uma frase para você pensar e adotar para o resto de sua vida: Estratégia em gestão de projetos é a arte de escolher o que não fazer!
(*) Palestrante, consultor e fundador do Blog do Maluco